แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 4 ภาพรวมของการจัดการ การจัดการฐานข้อมุล

1.ทำอย่างไร ที่องค์กรธุรกิจสามารถที่จะใช้เครือข่ายระหว่างองค์กร ในการจัดเก็บ เข้าถึงและแจกจ่ายข้อมูล และสารสนเทศ ไปยังหน่วยงานภายใน และหน่วยงานภายนอกได้

ตอบ 1. ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เป็นระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์หลายๆ เครือข่าย ที่มีการเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน โดยที่คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะสามารถเชื่อมต่อถึงกันได้ทั่วโลก

2. ระบบอินทราเน็ต (Intranet) เป็นระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ใช้สื่อสารภายในกลุ่มขององค์กรนั้น ๆ โดยอาศัยเทคโนโลยีของอินเทอร์เน็ต (Internet) เป็นพื้นฐาน

3. ระบบเอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet) เป็นการเชื่อมโยงระหว่างองค์กรต่าง ๆ ที่มีอินทราเน็ตเข้าด้วยกัน การใช้เอ็กซ์ทราเน็ตนั้น องค์กรที่เชื่อมกันอยู่จะสามารถแบ่งข้อมูลภายในได้ตลอดเวลาระหว่างเครือข่ายอินทราเน็ตของตนกับองค์กรอื่น ๆ หรือผู้ใช้บริการได้อย่างปลอดภัย

2. อะไรคือบทบาทของการจัดการฐานข้อมูล การบริหารฐานข้อมูล และการวางแผนที่จะใช้ข้อมูลมาเป็นส่วนสำคัญในการทำธุรกิจ

ตอบ     บทบาทของการจัดการฐานข้อมูล

การจัดการข้อมูล (Data management) ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งโดยการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์ และการออกแบบสอบถาม ข้อมูลที่ได้มานั้นยังคงเป็นข้อมูลดิบ ไม่สามารถที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจในการกระทำเชิงการจัดการ และข้อมูลที่รวบรวมมามักจะไม่มีการจัดระเบียบ อาจจะมีการซ้ำซ้อนของข้อมูล หรือข้อมูลชนิดเดียวกันอาจจะขัดแย้งกันก็ได้ ดังนั้นองค์การจะต้องมีการวางแผนในการจัดการบริหารฐานข้อมูลที่ดี จึงจะได้ประโยชน์จากข้อมูลที่จัดเรียบเรียงไว้

การบริหารงานฐานข้อมูล

งานฐานข้อมูลของบริษัทและหน่วยงานต่าง ๆ อาจมีขนาดใหญ่หรือเล็กก็ตามขนาดของกิจการ ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ ๆ เช่น ธนาคาร หรือกระทรวงศึกษาธิการ งานฐานข้อมูลก็อาจมีขนาดใหญ่มาก มีรายการข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องเก็บรวบรวมมากมาย และมีจำนวนข้อมูลมหาศาลทีเดียว ยกตัวอย่างเช่น ธนาคารบางแห่งอาจต้องเก็บชื่อและรายละเอียดลูกค้าไว้ ในฐานข้อมูลหลายแสนรายการ หรือถ้าเป็นธนาคารออมสิน จำนวนลูกค้ามากขึ้นไปเป็นหลายสิบล้านรายการ เป็นต้น

ข้อมูล การวางแผน
          ปัจจัยสำคัญอีกอย่างหนึ่งของการวางแผนคือ ข่าวสารข้อมูล (Information) แผนงาน ที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับปริมาณและคุณภาพของข้อมูล ซึ่งผู้วางแผนพร้อมที่จะนำมาใช้ได้อย่างเหมาะสมและทันเวลา ข้อมูลทุกชนิดจะต้องได้รับการรวบรวมตรวจสอบ จัดเก็บ และแจกจ่ายให้ กับผู้วางแผนหรือผู้ต้องการใช้ได้โดยทันทีที่ต้องการอย่างเป็นระบบ จึงจะถือว่าเป็นข้อมูลที่ดี สรุปว่า ระบบข้อมูล (Data) และสารสนเทศ (Information) เป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่จะช่วยให้องค์กรหรือสถานศึกษาสามารถดำเนินภารกิจไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะนอกจากจะใช้ประกอบการตัดสินใจในการวางแผนและการบริหารแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาระบบภูมิปัญญาทำให้เกิดแนวคิดและสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการบริหารองค์การ การมีระบบข้อมูลสารสนเทศที่ดี จะช่วยให้สามารถเป็นผู้นำในการดำเนินงานต่างๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้ด้วยความมั่นใจ

3.อะไรคือประโยชน์ของแนวคิดในการรวบรวมฐานข้อมูล การเข้าถึง และการจัดการทรัพยากรข้อมูล

ตอบ

4.อะไรคือบทบาทของระบบสารสนเทศในการจัดการระบบฐานข้อมูล

ตอบ       1. สภาพแวดล้อมภายนอก (External environment) สภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การประกอบด้วย วัฒนธรรมทั่วไป (เทคโนโลยี สังคม เศรษฐกิจ การเมือง และอื่นๆ) และชุดเฉพาะ ของกลุ่มซึ่งองค์การต้องมีปฏิกิริยาเกี่ยวข้องด้วย ได้แก่ ลูกค้า ผู้เสนอขายปัจจัยการผลิต คู่แข่งขัน การตอบสนองด้านแรงงาน สหภาพแรงงานและรัฐบาล

            2. องค์การภายใน (Internal organization)ภายในองค์การประกอบด้วยเข้าของกิจการ พนักงาน วัฒนธรรม ทรัพย์สินที่สัมผัสได้ โครงสร้าง งาน ประวัติความ เป็นมา นโยบาย แผน วิธีการ และสิ่งที่ถูกจำแนกในฐานะเป็นสิ่งของหรือเป็นส่วนหนึ่งขององค์การที่อาจกลายมาเป็นปัจจัยด้าน สถานการณ์สำคัญของสถานการณ์ที่องค์การได้รับมา ตัวอย่าง ผู้บริหาร MIS คนใหม่ อาจมีวิสัยทัศน์ของสิ่งที่แผนก MIS สามารถทำให้และต้องการเปลี่ยนแปลงระบบที่ล้าสมัยทั้งหมดและทดแทนบุคคลที่ถูกพิจารณาว่าไร้ความสามารถ (Incompetent) แม้ ว่าการกระทำแบบนี้อาจเป็นไปได้ตามทฤษฎี แต่ปัจจัยด้านสถานการณ์ก็สามารถยับยั้งสิ่งเหล่านั้นไม่ให้เกิดขึ้นได้ เนื่องจากพนักงานทั้งหลายของทุกระดับที่ยังมีความสามารถที่อาจได้รับการ คุ้มครองจาก กฏหมาย สัญญาจ้างหรือนโยบายของบริษัทส่วนเงินทุนต่าง ๆ อาจไม่สามารถนำมาทดแทนระบบที่ล้าสมัยได้ง่าย คนอาจค้นหาระบบที่ทันสมัยมาใช้ แม้ว่าพวกเขาอาจล้าสมัยหรือ เนื่อง จากเป็นคนใหม่ ผู้บริหาร MIS อาจมีอำนาจหรือได้รับการสนับสนุนทางด้านการเมืองที่ยังน้อย และจะเสี่ยงต่อการสร้างความบาดหมางกับฝ่ายจัดการระดับสูง ถ้าทำให้พนักงานทั้งหลาย ถูกเลิกจ้าง
            3. ระยะของการเจริญเติบโตและปัจจัยต่างๆ ด้านเวลา (Stages of growth and time factors) เวลาเป็นปัจจัยด้านสถานการณ์ที่สำคัญ อย่างหนึ่งของกานจัดการ และการใช้ เนื่อง จากโลกกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ เช่น คู่แข่งขันมีทั้งเข้มแข็งกว่าหรืออ่อนแอกว่า คู่แข่ง รายใหม่จะเข้ามาในตลาดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ รสนิยมของผู้บริโภคกำลัง เปลี่ยนแปลง และรัฐบาลจะเปลี่ยนแปลงแนวทางควบคุมดูแลธุรกิจในที่สุด ดังนั้นการ ตัดสินใจที่มีความเหมาะสมในปัจจุบันไม่เหมาะสมในอนาคต